So baut man als Start-up eine IT-Abteilung auf
Die Firma ist auf Erfolgskurs und das Team wächst – so langsam ist es an der Zeit, alle digitalen Angelegenheiten in kompetente Hände zu legen: eine eigene IT-Abteilung soll her. Doch wie starten? Das St.Galler Institut für Jungunternehmen IFJ hat Tipps.
Bevor man loslegt, sollte man sich im Team zusammensetzen und gemeinsam überlegen, welche Hard- und Software bereits im Einsatz ist, welche Prozesse in eine IT-Abteilung ausgelagert werden können und wo es Bereiche gibt, die sich die sich digitalisieren lassen. Diese ersten Fragen entscheiden über Anforderungen an die interne IT und die Kompetenzen, die neue IT-Fachkräfte haben müssen.
Die IT-Leitung kompetent besetzen
Das oberste Ziel ist, einen kompetenten IT-Leiter zu finden, der die Qualifikationen besitzt, um die zuvor definierte Infrastruktur zu verwalten und später ein ganzes Team zu koordinieren.
Der Fachkräftemangel macht es nicht gerade einfach, Stellen in der IT zu besetzen, doch mit den richtigen Benefits (Stichwort Homeoffice und Flexibilität) und ehrlicher wie authentischer Kommunikation findet sich früher oder später die richtige Person.
Folgende Eigenschaften sollte die IT-Leitung unbedingt mitbringen:
- eine Ausbildung im Tech-Bereich
- umfangreiches Fachwissen (technisch versierte Mitarbeiter zum Gespräch mitnehmen, wenn einen selbst das Know-how fehlt)
- Berufserfahrung, idealerweise Führungserfahrung
- Soft Skills für die Führungsposition: z. B. strategisches Denken, Teamgeist und ein Händchen für Kommunikation
IT-Infrastruktur von Anfang an professionell aufbauen
Mit dem Aufbau der IT wird jedoch nicht nur auf menschlicher Ebene umstrukturiert, sondern auch bei Geräten und Software. Daher sollte man unbedingt in Tools investieren, die in ihrer Grösse skalierbar sind. Eine Gratissoftware reicht anfangs vielleicht für das 5-köpfige Gründerteam, aber schon wenige Jahre später könnten neue Teammitglieder den Rahmen sprengen. Dann muss erst recht eine neue Lösung her. Deshalb lieber gleich vorausschauend planen.
Das Nötigste auf einen Blick:
- ein gut zugängliches, sicheres Filesharing-System (entweder eigene Server oder eine Cloud-Lösung) samt getrenntem Backup
- praktikable Lösungen für E-Mail, Telefon etc.
- ein Kollaborationstool für interne Chats, Aufgabenverwaltung u. ä.
- die richtige ERP-Software für Finanzen, Personal & Vertrieb
- ein CRM-Tool für das Kundenmanagement
Die Infrastruktur absichern
Cybersecurity und Datenschutz werden zunehmend wichtiger in allen Branchen. Das erste Ziel des neuen IT-Leiters sollte daher sein, die eingerichtete Infrastruktur rundum abzusichern. Dazu zählen zentrale Sicherheitsmassnahmen (z. B. eine Firewall) und die Endpoint-Security (z. B. Virenschutz auf allen Geräten).
Letzteres spielt eine oft unterschätzte Rolle. Doch gerade, wenn Mitarbeiter private Geräte in der Firma nutzen, ist das ein ernstzunehmendes Sicherheitsrisiko! Arbeitsabläufe im Team etablieren
Nicht zuletzt betreffen die Umstrukturierungen ausserdem den täglichen Arbeitsablauf: Wo bisher individuell und mit Insellösungen gearbeitet wurde, wird nun digitalisiert, vereinheitlicht und optimiert. Die Umstellung muss jedoch gut geplant und kommuniziert werden, ansonsten führt sie nur zu Unverständnis und Ablehnung seitens der Mitarbeiter.
Erklären Sie Ihrem Team daher rechtzeitig jede Änderung, und wie sich diese auf die künftige Arbeit auswirkt. Am besten plant man den Prozess gleich gemeinsam – so können alle ihre Ideen einbringen.
Fazit
Man benötigt einen guten Plan, kompetente Fachkräfte, die passenden (sicheren) Tools und ein kooperatives Miteinander, dass der Aufbau einer IT-Abteilung gelingt. So ist ein Start-up auch für zukünftiges Wachstum bestens vorbereitet.
Weitere nützliche Infos für Start-ups findet man auf der Webseite des IFJ.