Kendox digitalisiert Dokumentverwaltung
Der Dokumentenmanagement-Spezialist Kendox aus Oberriet stellt eine neue Lösung zur Digitalisierung des Beschaffungsprozesses in Unternehmen vor. Die Lösung soll die durchgehend automatisierte Bearbeitung von Dokumenten ermöglichen.
Die neue End-to-End-Lösung umfasst flexibel konfigurierbare Module und Prozessworkflows für die Teilbereiche der Bedarfsanforderung, Bestellauslösung mit integrierter Lieferantenauswahl, Leistungsvereinnahmung sowie für die Rechnungseingangsverarbeitung. Alle prozessrelevanten Dokumente, die im Rahmen des Purchase-to-Pay-Prozesses anfallen, werden mit der im Prozess integrierten DMS/ECM-Lösung «Kendox InfoShare» effizient verwaltet und rechtskonform archiviert. Dabei ist sichergestellt, dass alle Dokumente bei Bedarf zu jeder Phase des Prozesses von berechtigten Personen eingesehen und bearbeitet werden können, schreibt das Unternehmen in einer Mitteilung.
Durch Automatisierung und Vermeidung von Medienbrüchen werde der Beschaffungsprozess für alle Beteiligten transparent, Bestellungen könnten deutlich einfacher kontrolliert und Rechnungen wesentlich schneller freigegeben werden. Auch ein «wilder Einkauf» – z.B. bei nicht-strategischen Lieferanten – könne vermieden werden.
Effizienzgewinn und Kosteneinsparungen
Neben der Strukturierung und Automatisierung der Abläufe sowie einer Verringerung der Durchlaufzeiten liegt ein wesentlicher Vorteil in der Reduktion manueller Tätigkeiten, schreibt Kendox. So könnten Fehlerquellen reduziert, Unklarheiten in der Zuordnung ausgeschlossen und die Effizienz des gesamten Beschaffungsprozesses deutlich gesteigert werden.
«Gerade in mittelständischen Unternehmen ist das Thema Purchase-to-Pay – ein einheitlicher, digitaler Prozess von der Bedarfsanforderung bis zur Buchung mit nur einer Softwarelösung – generell noch ungewöhnlich. Ein kompletter P2P-Prozess ausserhalb von komplexen ERP-Lösungen ist noch ein relativ junges Thema. Wir haben die Kendox P2P-Lösung speziell für Kunden entwickelt, die kein vollumfängliches Warenwirtschafts-System im Einsatz haben,» erklärt Jörg Schönfisch, Solution Manager bei der Kendox GmbH.
Kendox Purchase-to-Pay ist für den Betrieb in der Cloud konzipiert, eignet sich aber auch für den On-Premises-Einsatz im eigenen Rechenzentrum. Aufgrund der Microservice-basierten Architektur und hoher Flexibilität durch offene Schnittstellen, lässt sich die Lösung nahtlos mit bestehenden Unternehmensanwendungen integrieren.