Tools, Tools, Tools – weniger ist oft mehr

Über die Jahre haben sich in vielen Unternehmen zahlreiche Tools angehäuft: Zusätzlich zu Software für Enterprise Resource Planning (ERP) und Customer Relationship Management (CRM) sind verschiedene Analysetools, Systeme für Zeiterfassung, Projektmanagement, Text-, Tabellen- und Grafikverarbeitungsprogramme, Apps für Notizen, Kalender und Chat im Einsatz. Hinzu kommen Meetingsoftware, Onlinespeicher, Signatursoftware sowie viele weitere Anwendungen – teils mit sich überschneidenden Funktionen. Etwa 60 Prozent der Unternehmen beschreiben ihre aktuelle IT-Landschaft als komplex, fast drei Viertel davon bezeichnen sie sogar als nicht mehr handhabbar, so die Unternehmensberatung Roland Berger. Komplexe, heterogene IT-Systemlandschaften haben viele Nachteile.

Überforderung, geringere Produktivität, hohe Kosten

Auf dieser Kehrseite stehen die Auswirkungen auf die Beschäftigten und die Produktivität. Das Softwareunternehmen Templafy fand heraus, dass 45 Prozent der Mitarbeiter mindestens sechs bis zehn verschiedene Anwendungen pro Woche nutzen. 78 Prozent wechseln mindestens drei- bis viermal pro Stunde zwischen den Tools hin und her. Dabei müssen sie sich teilweise immer wieder neu einloggen. Davon sei jeder vierte Mitarbeiter frustriert. Hinzu kommt, dass 33 Prozent die Anwendungen als nicht intuitiv empfinden und jeder Dritte unsicher sei, welche Tools für bestimmte Aufgaben zu verwenden seien. 40 Prozent gaben an, sie haben nicht genügend Kenntnisse, um das volle Potenzial ausschöpfen zu können. Angesichts dessen ist es eine logische Folge, dass sich jeder fünfte Arbeitnehmer von der Menge an Tools überwältigt fühlt und immer mehr Beschäftigte über Stress sowie Erschöpfung klagen.

Häufig sind Lösungen nicht in bestehende Workflows integriert. Jeder Dritte bemängelt Templafy zufolge, dass dadurch Doppelarbeit entsteht – und nicht nur das. Da die Daten häufig isoliert vorliegen, bremsen die Tools die Produktivität. Mehr als die Hälfte der Befragten verwende vier bis sechs Stunden pro Woche für die Suche nach relevanten Informationen. Nicht zuletzt kann der Tool Overload sicherheitsrelevant sein, insbesondere wenn Mitarbeiter Software ohne Kenntnis oder Genehmigung der IT-Abteilung nutzen. Denn dann hat diese keine Kontrolle über die Daten. Am Ende entstehen enorme Kosten – durch eventuelle Schäden, mangelnde Produktivität und unnötige Lizenzen.

All-in-one-Lösung aus der Cloud als starke Basis

Wer mehr erreichen will, kommt daher nicht umhin, seine IT-Anwendungen zu konsolidieren und die Prozesse zu überarbeiten. Cloudbasierte All-in-one-Lösungen wie Google Workspace bieten enorm grosses Potenzial. Ohne Software zu installieren und ohne hohe Anfangsinvestition können Anwender von jedem digitalen Endgerät allein per Webbrowser mit nur einem Log-in auf eine komplette Suite jederzeit auf dem aktuellsten Stand befindlicher Tools zugreifen: für E-Mail, Dateiablage, Chat, Videokonferenzen, Kalender, Notizen, Text- und Tabellenbearbeitung, Präsentationen sowie Formulare. Dabei stehen Informationen kontextbezogen zur Verfügung. Das heisst, sie lassen sich über alle Anwendungen hinweg teilen und gemeinsam bearbeiten. Mitarbeiter haben stets alle benötigten Informationen im Blick, ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.

Darüber hinaus lassen sich zahlreiche weitere cloudbasierte Lösungen integrieren. Die Palette reicht von Signatursoftware und Marketinglösungen über Projektmanagement- und Workflowtools bis hin zu ERP- und CRM-Systemen. Offene Schnittstellen ermöglichen Entwicklern die Automatisierung selbst von hoch individuellen Aufgaben, sodass

Sicherheit für Unternehmen, Mitarbeiter und Daten

Für jeden Bedarf an Funktionen gibt es passende Lizenzen. Dabei sind die Tools skalierbar, sodass sie mit den Unternehmen und deren Anforderungen mitwachsen. Die Zeiten, in denen Firmen für ungenutzte Funktionen viel Geld zahlen mussten, gehören der Vergangenheit an. Administratoren haben jederzeit alles im Blick. Mit wenigen Mausklicks können sie steuern, welche Nutzer welche Berechtigungen erhalten und worauf zugreifen dürfen. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise einst aufwendige, fehleranfällige Prozesse wie sicheres Onboarding sowie Offboarding von Mitarbeitern weitgehend automatisieren und verbessern. Konfigurationen wie die Einrichtung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung, das Erzwingen regelmässiger Re-Authentifizierungen, das Aktivieren optinaler Spamfilter, das Implementieren einer Data Loss Prevention und von Back-ups, wie in dieser Checkliste beschrieben, sorgen für zusätzliche Sicherheit sogar sensibler Daten.

Wer dabei mit einem durch den Anbieter zertifizierten IT-Partner zusammenarbeitet, stellt eine fachgerechte Umsetzung sicher. Zudem gewinnt er Zeit, um sich um die Anpassung der internen Prozesse zu kümmern, sodass eine Konsolidierung der IT-Landschaft auch mit geringen eigenen personellen Kapazitäten umsetzbar ist. Das Ergebnis: Mit einer cloudbasierten All-in-one-Software als Basis nutzen Unternehmen hochaktuelle Tools entsprechend deren Möglichkeiten zur Erreichung ihrer Ziele. Die Anwendung ist intuitiv und userfreundlich. Das erhöht die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter, hält die Kosten gering und alle gesund – inklusive der Daten.

Über den Autor

Ishan Don ist Gründer und Geschäftsführer von StackWorks – einem Google Cloud Service Provider, der komplexe IT-Infrastrukturen durch einfache und sichere Cloud-Services ersetzt.