Kendox digitalisiert Dossiers für ZHAW
Der Ostschweizer Dokumentenmanagement-Spezialist Kendox AG unterstützt die Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) bei der Digitalisierung sämtlicher papierbasierter Prozesse und Dokumente rund um die Hochschulzugehörigkeit ihrer Studenten.
Um die Digitalisierung voranzutreiben, hatte sich die ZHAW im Frühjahr 2019 entschieden, die administrativen Prozesse von der Einschreibung bis zur Exmatrikulation von Studenten zu digitalisieren und sie innerhalb von «elektronischen Studierendendossiers» aufzubewahren und zu verwalten. Aufgrund der hohen Zahl an Studenten und der damit verbundenen Menge an Dokumenten, wurde eine öffentliche Ausschreibung gestartet. Den Zuschlag für das Projekt zur «Einführung einer konfigurierbaren Standardsoftware zur Führung eines elektronischen Studierendendossiers» hat nach einem sechsmonatigen, öffentlichen Verfahren die Kendox AG aus Oberriet erhalten. Mithilfe seiner DMS/ECM-Plattform auf der Basis von «Kendox InfoShare» erreichte die Softwareanbieterin die höchste Punktzahl aller Anbieter und erfüllte so am besten die Anforderungen des Pflichten- und Kriterienkatalogs der Hochschule bezüglich DMS und Studierendendossier.
Mit der Einführung des elektronischen Studierendendossiers möchte die ZHAW vor allem folgende Zielsetzungen realisieren: eine systematische, rechtskonforme und rechtssichere Archivierung der Dokumente, die Verfügbarkeit der Dokumente unabhängig von Ort und Zeit, die Senkung der Archivierungskosten sowie eine Effizienzsteigerung durch die Automatisierung von Prozessen in der Administration.
«Durch die Automatisierung von Prozessen und die Einführung des elektronischen Studierendendossiers können wir nicht nur Platzprobleme bei der Ablage von Dossiers lösen, sondern erzielen in der Administration auch mehr Effizienz und Kostenvorteile. Kendox hat uns als Anbieter vor allem aufgrund der guten Integrationsmöglichkeiten seiner Lösung überzeugt», erklärt ZHAW-Projektleiterin Nina Fischer.