Hybride Arbeit menschlich gestalten
Der derzeitige Wandel der Arbeitswelt ist so tiefgreifend, dass er weithin mit den industriellen Revolutionen verglichen wird. Dabei ist die Hälfte der Mitarbeiter der Meinung, dass in ihrem Unternehmen in einer Change-Situation menschliche und individuelle Bedürfnisse so gut wie keine Rolle spielen. Das haben die Veränderungsmanagementexperten von Mutaree herausgefunden. Doch das Meistern der mit hybrider Arbeit verbundenen Herausforderungen setzt immenses Potenzial frei.
Können Unternehmen die bestehende Kluft zwischen Realität und Wunschbild hingegen nicht schliessen, ist dies Mutaree zufolge gefährlich. Denn «der allerwichtigste Faktor für ein erfolgreiches Change-Projekt sind motivierte Mitarbeiter». Werden sie nicht in den Mittelpunkt gerückt, müssen Unternehmen nicht nur um erfolgreich abgeschlossene Veränderungsprojekte bangen, sondern genauso um ihre wertvollste Ressource. Die Mitarbeiter in den Fokus zu stellen, konfrontiert Organisationen und Führungskräfte, aber auch die Beschäftigten selber jedoch mit echten Herausforderungen.
Drei zentrale Handlungsfelder
Denn nicht nur das Wo und Wann der Arbeit haben sich in den vergangenen eineinhalb Jahren verändert. Die Art, wie Aufgaben erledigt werden, unterscheidet sich ebenfalls grundlegend von der Vorgehensweise vor der Pandemie. Die einst gleichzeitige Zusammenarbeit im Büro ist einer Zusammenarbeit von verschiedenen Orten zu verschiedenen Zeiten gewichen, wobei Menschen mit unterschiedlichen Routinen und Vorlieben, etwa für Meetings, aufeinandertreffen. Dies erfordert asynchrone Collaboration, wie eine Google-Diskussion unter dem Titel «Hybride Arbeit menschlich machen» jüngst vermittelte.
Eine zweite Herausforderung bestehe in aufkommenden Bruchlinien zwischen Mitarbeitern. In vielen Fällen werden Beschäftigte, die von zu Hause aus arbeiten, schlechter mit Informationen versorgt als ihre Kollegen im Büro. Ausserdem wirken sie weniger präsent und haben weniger gute Karrierechancen. Dies betreffe vor allem Frauen, da sie häufiger aus dem Homeoffice arbeiten als Männer. Ergo sind Unternehmen gefordert, eine Kultur zu etablieren, die hybride Arbeit für alle zu einer gleichwertigen Erfahrung macht.
Nicht zuletzt gilt es, den Spagat zwischen Produktivität und Gesundheit zu meistern. Das bedeutet: Mitarbeiter sollen die ihnen übertragenen Aufgaben in jedem Fall effizient bearbeiten, jedoch ohne dass ihr physisches und psychisches Wohlbefinden darunter leidet, weil sie beispielsweise von einem Meeting dem nächsten beitreten oder noch spät abends an Besprechungen teilnehmen müssen.
Führungskräfte in der Verantwortung
Ein wichtiger Lösungsansatz ist daher, die Hybrid-Work-Erfahrung einschliesslich der damit einhergehenden Prozesse an die individuellen Voraussetzungen der Menschen anzupassen. Immerhin können vor allem jüngere Fachkräfte anders kaum gewonnen werden, so das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen ISG.
Diese Aufgabe adressiert in erster Linie das Management. Führungskräfte müssen eine solide Basis dafür schaffen, dass Beschäftigte zeitlich und räumlich flexibel arbeiten können und unabhängig davon über die benötigten gleichwertigen Voraussetzungen verfügen. Das bedeutet, die Mitarbeiter mit zeitgemässer Technologie auszustatten, die einen Zugriff auf die benötigten Informationen jederzeit von jedem Ort ermöglicht, aber auch, eine Kultur der Interaktion aufzubauen und zu stärken. Dies wiederum erfordert Empathie auf allen Ebenen. Denn kaum jemand möchte Weisungen von oben herab entgegennehmen. Stattdessen geht es um die Einbindung aller.
Dafür ist es erforderlich, den Fokus auf inklusive, klare, proaktive und vor allem schriftliche Kommunikation zu legen sowie dementsprechende Skills zu entwickeln, damit sich etwa Mitarbeiter, die an einem Meeting nicht teilnehmen können, mit asynchronen Beiträgen beteiligen können. Kollegen, die in Meetings nur schwer zu Wort kommen, sollten über Features wie das Handheben gezielt integriert werden. Insofern sind Führungskräfte gefordert, ihr Feedback auf Basis der Beteiligungen und der Auswirkungen der Arbeit der Mitarbeiter zu geben.
Um das zu erreichen, müssen sich Manager häufig zuerst spezielle Kompetenzen aneignen. Dieser Schritt fällt in Unternehmen, die hybride Arbeit bereits seit Langem praktizieren, etwa weil sie schon immer globale Teams hatten, leichter als in lokalen Organisationen, die erst allmählich die alte Welt verlassen. Trainings können ohne Frage einen guten Beitrag leisten. Jedoch kommt der Erfolg im Wesentlichen mit der Erfahrung.
Technologie – eine wirksame Unterstützung
In jedem Fall kann Technologie einen grossen Beitrag für menschliche hybride Arbeit leisten, wenngleich Führungskräfte sie als Mittel zum Zweck betrachten sollten. So ist der Wechsel von einer On-Premises-Umgebung in die Cloud ein Enabler hybrider Arbeit, die zuverlässige, sichere Kommunikation unabhängig von Zeit, Ort und Endgerät ermöglicht. Zusammen mit modernen, leistungsfähigen Endgeräten und intelligenten Funktionen kann dies für einen regelrechten Schub an Produktivität sorgen. Beispiele sind Updates ausserhalb der Arbeitszeit, nahtlos verknüpfte Anwendungen sowie Synchronisierungen, die lästiges Einloggen in verschiedene Tools, manuelle Weiterleitungen und zeitaufwendiges Suchen von Informationen in diversen Quellen ersparen.
Automatische Zusammenfassungen auf Basis künstlicher Intelligenz und Untertitel in Meetingsoftware gehören ebenfalls dazu. Automatische Kameraausrichtungen auf den Mitarbeiter, der aktuell spricht, fördern gleichberechtigte Collaboration unabhängig davon, von wo aus diese stattfindet. Tragen Mitarbeiter Arbeitsorte und Zeiten der Erreichbarkeit in ihre Onlinekalender ein, eröffnet dies zum einen in so manchem Fall Möglichkeiten spontaner Zusammentreffen in Meetingräumen, wenn Kollegen zur selben Zeit aus dem Büro arbeiten. Zum anderen kann so sichergestellt werden, dass genügend Zeit für konzentriertes Arbeiten bleibt. Spezielle Wellbeing-Funktionen wie das Feature «Speedy Meetings» für Google Workspace helfen, Pausen einzuplanen.
Das Ergebnis: Gelingt es Entscheidern, hybride Arbeit dementsprechend auf die Beschäftigten auszurichten, erhalten diese mehr Kontrolle über ihre Arbeit sowie ihr Tätigkeitsumfeld und werden den Marktforschern von Gartner zufolge produktiver. Somit sind die Herausforderungen von Hybrid Work eine Chance für Leader, ihre Organisationen nachhaltig umzubauen, die Wettbewerbsfähigkeit und Innovationsfähigkeit aufrechtzuerhalten und zu stärken – durch eine Zusammenarbeit, die besser ist, als sie es in der Präsenzkultur jemals war.
Über den Autor
Ishan Don, der Autor dieses Beitrags, ist Gründer und Geschäftsführer von StackWorks – einem Google Cloud Service Provider, der komplexe IT-Infrastrukturen durch einfache und sichere Cloud-Services ersetzt.